עד שנת 2017 אלכס בלובשטיין, מנהל מחלקת פיתוח והשירות הטכני של סונול, היה משקיע שבוע שלם בהכנת סידורי עבודה חודשיים. במקום להתמקד בפיתוח המקצועי של המחלקה בראשותו, אלכס היה נאבק עם טבלאות אקסל מתישות, מתקשר שוב ושוב לעובדים בצוות כדי לבקש זמינויות ולבצע החלפות ושינויים. ״זה היה פשוט נורא״ הוא מתאר, ״במקום לנהל מחלקה בחברת אנרגיה ארצית, התעסקתי בהרכבת משמרות."

הבעיה שליוותה את אלכס בסונול מוכרת לאלפי מנהלי עבודה ומשמרות מכל התחומים: מסעדות, אבטחה, מוקדי תמיכה ושירות, וכל תחום שעובדים בו במשמרות.

"מדי שבוע מבוזבזות במשק אין ספור שעות על יצירת סידורי עבודה באקסל או במחברת. שעות עבודה ששוויין נאמד באלפי שקלים שהעסק משלם. החדשות הטובות: זה כסף וזמן שאפשר להציל."

סידורי משמרות בלחיצת כפתור: "פשוט, מהיר, מפנה זמן וחוסך"

"החיים המקצועיים שלי השתנו לפני כשנתיים, כשגיליתי את Otipo", מספר אלכס בלובשטיין. "סידור המשמרות הפך למשימה ממש פשוטה. לחיצת כפתור אחת ותוך עשרים שניות – יש לי סידור שבועי לכל העובדים״.

אלכס מתכוון למערכת סידור המשמרות Otipo, שכבר מ- 2009 עוזרת לחברות וארגונים לפתור את בזבוז הזמן שדורשים סידורי עבודה. הפתרון שלהם: מערכת חכמה לסידור משמרות אוטומטי. בין לקוחותיהם, בארץ: סופר פארם, מוקד אמון 99, Ness, H&M, ועשרות נוספים, בארץ ובחו"ל. איך זה פועל? בשלושה שלבים פשוטים:

שלב 1: כל אנשי הצוות שולחים את זמינותם לשבוע הקרוב דרך האפליקציה הסלולרית (המערכת שולחת להם תזכורת).

שלב 2: מערכת Otipo משקללת את כל הבקשות ויוצרת אוטומטית את סידור העבודה.

שלב 3: אחראי הסידור מבצע בקרה. לאחר אישור, המערכת שולחת את הסידור לעובדים במייל ודרך האפליקציה.

למערכת יש המון יישומים נוספים שמסייעים לצוות ולמנהל שלו לעבוד ביעילות, לדוגמה:

התרעות לעובדים ב- SMS ומייל לפני כל משמרת כדי למנוע איחורים
ביצוע החלפת משמרת ישירה בין העובדים (רק באישור מנהל).
שעון נוכחות מובנה במערכת להשוואת שעות עבודה מתוכננות לעומת שעות עבודה בפועל

כל אלו, יחד עם יישומים נוספים, הופכים את Otipo למערכת פורצת דרך בהגברת היעילות בעסק, חוסכים זמן, כסף, וכמובן גם תסכול בקרב מנהלי המשמרות.

Otipo יכולה לסדר משמרות בקליק אחד גם בעסק שלך.

לחודש ניסיון חינם חייגו 050-9695517

או השאירו פרטים למטה

קץ ימי האקסל: Otipo משנה את כללי המשמרת

לאחר הרכבת המשמרת, Otipo מאפשרת גישה למידע לכל חבר צוות מורשה. כל האינפורמציה הרלוונטית (למשל זמינות העובדים) נשמרת במקום נגיש. תיקונים ועדכונים מתבצעים אף הם בלחיצת כפתור, בלי צורך ברשימות במחברת, טלפונים לעובדים, או האקסל הנצחי שבו מנהל המשמרת בילה שעות רבות מדי שבוע.

אלכס מסונול מספר על האופן שבו הוא יוצר משמרות בקלות מדי שבוע: "זה מוצר נדיר בעיני. משנה חיים. אני רציני. הזנתי את החוקים וההגדרות שלי למערכת בשימוש הראשוני, ומאז כל שבוע יוצא לי אוטומטית סידור מושלם. אני רק לוחץ ׳שלח׳ ומעביר אותו לכולם."